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仕事の電話が多い!?無駄なく仕事の効率を上げる方法

2018.4.30

仕事中に電話が多いことで、なんだか仕事の効率が悪いとお悩みの方はいませんか?

電話が多いと仕事がなかなか進まなかったり、中にはメールで済むようなこともあったり。

そこで、無駄なく仕事の効率を上げる方法についてご紹介致します。

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仕事で電話が多いと、仕事ができない!?

ある企業のホームページや求人サイトなどには、スーツを着て電話をしている人の写真が使われることがあります。

これは、電話をしているという姿が、仕事をしているというイメージを思わせるからなのでしょう。日本人はよく仕事中に電話をしている姿が、仕事ができるビジネスマンのイメージを持っています。

しかし、欧米の場合、口頭でのやり取りを嫌うため、日本の企業よりも電話が少ないのです。無駄な電話というのは、その人の労働時間も奪い、また、相手の時間も奪うことになります。

この内容ならメールで済むのではないだろうか、など。ですから、それに伴い、やるべき労働時間も長くなってしまうのです。

無駄な電話よりもメールが多い人は仕事ができる!?

連絡手段の使い方が上手な人は、効率よく仕事ができるそうです。

例えば、通常の連絡手段はパソコンのメールに要件を送る、受け取る。そして、当日の待ち合わせの確認や変更がある場合には、携帯のメールへ送信する。

これにより、基本的に無駄な電話をしないようにしているのです。そして、メールでは伝えきれないような、説明や諸事情などは電話を活用するそうです。

ただし、このときも事前にこのような件により何時ごろ電話をかけてもいいか、などお知らせのメールをしておくのです。

これにより、相手の状況も考え、自分もそれまでの準備を整えることができるので、時間に無駄がないのです。こうして、効率よく仕事を進めることができます。

なので、無駄な電話よりもメールが多い人の方が、連絡手段の使い分けによって効率よく仕事ができるのでしょう。

仕事が多い時には電話とメールの使い分けが大切!

仕事が多い時には電話とメールの使い分けが大切になります。

メールは、相手の時間を拘束しないという面でも、仕事の上ではお互いに利点があります。最近では、仕事をしている中で、電話よりもメールの方が使われるようになってきたのではないでしょうか?

メールは、周囲とコミュニケーションを取る手段としても活躍していることでしょう。

しかし、確かにメールは便利なコミュニケーションツールですが、仕事をしている上でメールだけに頼ってしまうと失敗してしまうことがあります。

例えば、メールを相手に送っても、それを相手が読まない限りはそれは伝わりません。

そのように、重要なメールやすぐに読んで欲しいメールに関しては、事前に電話で送ることを伝えておくか、送った後に確認の電話をするのが良いでしょう。

また、文章だけでは伝わらないニュアンスもありますので、慎重に進めなければいけないときは、やはり電話で伝えるのが大切でしょう。

仕事ができない!?電話の使い方を考えよう!

社内の自分の席から取引先に電話をかけたがらない。もしくは、電話をかけるときには、自分の席から離れて電話をする。あなたの周りにもそんな人はいませんか?

そのような人は、周りに取引先と電話をしている会話を聞かれたくないのでしょう。きっと、何かうしろめたいことがあるから周囲に取引先との電話の会話を聞かれたくないのかもしれません。

でも、もしそれが自分の席で電話をかけていたなら、困っていれば誰かがフォローしてあげることもできますし、一度保留にして周囲に確認することもできます。

そして、その電話の対応が間違っていれば、注意もしてくれるでしょう。ですから、取引先との電話がかけずらいと感じているときこそ、自分の席で電話をかけ、周りに助けてもらう方が良いのではないでしょうか。

取引先との電話というのは、慣れでもあります。他の人が取引先と電話をしている時に、どのような対応をしているのかも、しっかりと聞いて参考にするのも良いでしょう。

電話が多いと忙しい!?仕事のできる人はココが違う!

仕事の電話が多いだけで、忙しい=仕事ができると思っていませんか?

しかし、仕事のできる人というのは、周囲に忙しいとは言いません。忙しいと周囲にアピールすることは、逆に、自分は仕事ができないとアピールしているようなものなのです。

仕事の電話が多いのは、無駄な時間も多いのかもしれません。電話の使い方を見直しましょう!

また、忙しい人というのは、なんとなくで終わらせることがあります。しかし、仕事のできる人というのは、計画的にここまでと決めたところまではキッチリと終わらせます。

納期に関してもそれは言えるでしょう。忙しい人というのは、いつもその納期の寸前に作業へ取り掛かるので、仕事の効率が悪いのです。

しかし、仕事ができる人は、納期までのスケジュールを考えて作業に取り掛かります。ですから、他の仕事も並行して行うことができ、効率よく仕事を回すことができるのです。

仕事の電話というのも、仕事の効率を上げるためには、使い方ひとつで変わってくるのですね。ぜひ、無駄なく仕事の効率を上げれるように気を付けましょう。

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