電話の第一声の出し方とは？問い合わせをするときの第一声

電話の第一声の出し方がわからない…。そんなときには？

会社で新入社員のために電話応対の研修があるところなら良いのですが、それがない所も多々あります。
そういった場合ですと、電話の第一声の出し方がわからないですよね。
そんなときにはどのようにしたら良いのでしょうか。

まず、電話に出る立場の場合ですが、一般的なものですと、
「はい、お電話ありがとうございます。株式会社○○です。」
というのが、よくありますよね。
出る側の場合はセリフが決まってることが多いので、比較的ラクなのではないではないでしょうか。
この時、ポイントとしては、「はい」と言う時に、「ファ」の音で発声すると、落ち着いて感じの良い声を出すことが出来ます。

次に電話を掛ける立場の場合ですが、これも一般的には、
「いつもお世話になっています。株式会社△△の××です。」
というのが、よくあります。

しかし、これは仕事で電話を掛ける場合です。
電話を掛ける時は、「予約したい時」、「問い合わせしたい時」、「商品を注文したい時」など、さまざまです。
この時、第一声に困るという人も多くいるかと思いますが、そんな時は、名乗る前にまず「何をしたいか」を伝えるとスムーズにいきます。

「はい、お電話ありがとうございます。○○店です。」
と言われた後に、予約をしたいのであれば、「予約をお願いしたいのですが」と切り出せば良いですし、商品の注文であれば、「商品の注文をお願いします」と言えば、後は、電話口の係りの人が、必要なことを尋ねてくれます。

電話の第一声は練習しておこう！声の出し方について

仕事ももちろんですが、それ以外の電話でも、良い電話応対をしたいですよね。
そのためにも、第一声は練習しておきましょう。
相手が聞きやすい声の出し方についてご紹介します。

声が低い人は高めに、高い人は低めに

自分では気が付かなくても、相手にとって聞き取りづらい声があります。
声が低すぎると、ぼそぼそと聞きづらくなり、声が高すぎると、キンキンして聞きづらくなります。
ですので、自分は人と比べて低い声なのか、高い声なのかを確認して、電話口では気をつけるようにしましょう。

滑舌をはっきりと伝わりやすく

電話の第一声で気を付けたいことのもうひとつは、「滑舌をはっきりとさせること」です。
日本語の中には、言いづらい言葉もありますが、少しでも滑舌を良くして、相手に伝わりやすくなるように心がけましょう。
滑舌の悪い人の多くは、「口先で話してしまう」という人が大半です。
口先で話すと、舌と唇が少しでも上手く動かないと、すぐに噛んでしまいます。
それを防ぐために有効な方法は、「喉から話す」です。
そうすると、声も滑舌も落ち着いて話すことが出来ます。

電話の第一声の出し方、ポイントは落ち着くこと

電話の第一声の出し方のポイントで、一番大切なのは、「落ち着くこと」です。
どんなにあらかじめ練習をしていても、自分自身が焦っていては、声も言葉も上手く出ません。
電話を掛ける前は、一度深呼吸して、落ち着いてから掛けましょう。

また、緊張から早口になってしまうという人も多くいるかと思います。
ですので、ゆっくりと話すことを心がけましょう。

それから、緊張してしまう人にありがちなのは、「何を言いたいのかわからない」ということがあります。
例えば、商品の注文をしたい時に、友達がすすめて来たとか、テレビでタレントさんが使っていたとか、そんな情報は要りませんよね。
ですので、本当に必要な言葉だけを言うようにしましょう。

電話の第一声前に笑顔を作っておこう！

電話で話す時は、出る側も、掛ける側も、感じの良い応対をしたいですよね。
電話の第一声前に笑顔を作っておくと、聞いてる側も笑顔になるような、素敵な声を出せるようになります。

笑顔は作り笑顔でかまいません。
電話を掛ける前、出る前に口角を上げて、気持ち声を張って話しましょう。

また、電話では相手の顔が見えないからと言って、だらしない姿勢をしたり、別の仕事をしながら電話をするのはやめましょう。
真面目ではない態度は、声から相手に伝わるかも知れませんし、周囲の同僚から見ても、決して良い感情は得られないでしょう。

会社に何人もの社員がいて、９割の人が良い応対をしているとしても、たった１割の悪い応対をしている社員のせいで、会社のイメージが悪いものとなってしまいます。

バイト申し込みの電話の第一声は時間を確認してから

電話を掛ける時に緊張するものには、アルバイトの申し込みもありますが、これも注意しましょう。
「たかがアルバイト」と舐めた態度で電話をすると、それが相手にも伝わり、本来は受かるものも、不採用にされてしまいます。

それと、電話を掛ける際の第一声も重要ですが、まず時間を確認してから掛けるようにしましょう。
特に、飲食店などのサービス業は、忙しい時間は、電話を掛けると迷惑になることもあります。
アルバイト情報誌などの募集要項の中に、営業時間や、電話の受付時間が書いてあります。
その時間の中で、「ランチタイム前」、「ディナータイム前」など、比較的混雑していないであろう時間帯に掛けるようにしましょう。

また、電話を掛ける際は、必ず手元に、「アルバイト募集要項について書かれているもの」、「メモ帳」、「筆記用具」、「カレンダーなどの、日付や自分のスケジュールが確認できるもの」を準備してから掛けましょう。